Ai sensi dell'art. 108, comma 3bis del D.Lgs 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. "Codice dei beni culturali e del paesaggio", la divulgazione delle immagini da documenti conservati nell'Istituto, acquisite dagli utenti per scopo di studio o per uso personale senza fini di lucro è libera, a patto che le immagini non siano ulteriormente riproducibili in maniera diretta per scopi di lucro.
In ogni caso, l’utente è tenuto a compilare il modulo di Comunicazione del proposito di pubblicare in ogni sua parte e inviarlo all’indirizzo as-vt[at]cultura.gov.it.
Nel caso di pubblicazioni a scopo di lucro e per motivazioni diverse da scopo di studio o per uso personale, l’uso di immagini, è soggetta ad autorizzazione da parte della Direzione da richiedersi a domanda (in bollo) e dietro pagamento degli importi che verranno individualmente comunicati sulla base delle tariffe previste dal nuovo Regolamento per la determinazione dei canoni di concessione in uso degli spazi e dei corrispettivi di riproduzione dei beni culturali conservati dall'Archivio di Stato di Viterbo.
Sulla base delle dichiarazioni fornite, la Direzione si riserva di valutare eventuale rilascio di concessione d’uso, a seguito di pagamento delle marche da bollo e dei canoni e corrispettivi dovuti.
La domanda è esente da bollo se trattasi di Amministrazioni di Stato, Regioni, Province, Comuni, loro consorzi e associazioni, Comunità montane, Organizzazioni ONLUS, appartenendo ai casi di esenzione previsti dalla vigente legge sul bollo (ai sensi del D.P.R. n. 642 del 26 ottobre 1972 e successive modifiche e integrazioni).
In ogni caso, nell'ambito dell'esercizio del diritto alla ricerca sui documenti conservati presso gli Archivi di Stato e gli archivi storici degli enti pubblici, la consultabilità è regolata dalle norme speciali previste agli articoli 122-126 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, richiamati dal D. Igs. 196/2003;
I documenti per i quali sia stata autorizzata la consultazione anticipata "conservano il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione" (art. 123, comma 2, D. lgs. 42/2004); pertanto, le riproduzioni di tali documenti, eventualmente rilasciate agli interessati per motivi di studio, non possono essere diffuse in alcun modo e per nessuno scopo;
Anche nel caso dei documenti per i quali siano ormai decorsi i termini per la consultabilità indicati all'art. 122 del D.Igs. 196/2003, stante la distinzione tra "comunicazione" e "diffusione" dei dati personali stabilita all'articolo 2-ter comma 4 del D.Igs. 196/2003, la possibilità di consultare un documento non implica in via automatica la facoltà di pubblicarlo;
Gli utenti devono pertanto valutare la necessarietà e l'opportunità della pubblicazione dei dati personali avendo riguardo alle norme del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), del D. Lgs. 196/2003 e delle allegate Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica;
Il richiamo al rispetto dei principi di pertinenza e indispensabilità nel succitato art. 9 comma 2 delle Regole deontologiche non è limitato ai soli dati riservati ma si riferisce a tutti i dati personali e, in ogni caso, la diffusione dei dati personali (anche semplici) è lecita solo "se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone" (art. 11, comma 4, delle stesse Regole).
